Lösungen

Unserer Werkzeuge für Ihre Anforderungen

 

Managed Print Services (MPS)

Haben Sie die Möglichkeit Ihre Druckkosten in Erfahrung zu bringen?

Viele Unternehmen beantworten diese Fragen mit einem „Nein“. Hier können wir Abhilfe schaffen. Mit uns bekommen Sie Transparenz und Kontrolle über Ihre Druckkosten. Somit erhalten Sie eine höhere Flexibilität und Effizienz in der Budgetierung und können somit Ihre Stellung auf dem Markt verbessern.

Wie? Wir sagen es Ihnen.

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Dokumentenmanagement

Kennen Sie die Kostenstelle „Suchen?“

– ca. 14,5 Std lesen/beantworten wir pro Woche Emails –
– ca. 13,3 Std erstellen wir pro Woche Dokumente –
– ca. 9,6 Std suchen wir pro Woche Informationen –
– ca. 9,5 Std analysieren wir pro Woche Informationen –

30-40 % der Gesamtarbeitszeit entfallen auf manuelle Dokumentenverarbeitung
Studie der Gartner Inc., USA, 2005

 

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Accounting und Sicherheit

Kosten senken? – Wer druckt was? – Bitteschön . . .
YSoft SafeQ 5 revolutioniert Ihre Druckumgebung.
YSoft SafeQ ist ein einzigartiges Druckmanagementsystem, das Ihnen eine
perfekte Kontrolle Ihrer Firmendrucke ermöglicht, die Produktivität steigert, sensible
Informationen schützt und die Gesamtdruckkosten senkt.
Der Hauptgrund warum Firmen und Unternehmen eine Accountinglösung anschaffen ist der Wunsch die Kosten zu senken und die Möglichkeit zu haben eine größere Anzahl von Drucksystemen zu zentralisieren.

 

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Managed Print Services (MPS)

Haben Sie die Möglichkeit Ihre Druckkosten in Erfahrung zu bringen?

 

Viele Unternehmen beantworten diese Fragen mit einem „Nein“

Hier können wir Abhilfe schaffen. Mit uns bekommen Sie Transparenz und Kontrolle über Ihre Druckkosten. Somit erhalten Sie eine höhere Flexibilität und Effizienz in der Budgetierung und können somit Ihre Stellung auf dem Markt verbessern.

Wie? Durch eine Analyse in Ihrem Unternehmen erhalten wir die benötigten Daten um anschließend gemeinsam eine Strategie zur Verbesserung zu erarbeiten.

Hierbei werden folgende Punkte berücksichtigt:

  • Optimierung der Auslastung pro System in Bezug auf die Anzahl der Anwender
  • Optimierung der einzelnen Systeme auf Ihre Anforderungen
  • Optimierung der Anzahl der benötigten Systeme
  • Optimierung des Workflows

Unsere Arbeit geht jedoch nach erfolgreicher Implementierung und Umsetzung der Strategie weiter. Mit Ihnen zusammen haben wir die Möglichkeit, Ihr Druckverhalten permanent zu beobachten und auf Veränderungen oder Unregelmäßigkeiten direkt zu reagieren.
Wir erzielen gute Ergebnisse bei jeder Art und Größe von Unternehmen. Sicherlich passt es auch zu Ihnen.

 

Dokumentenmanagement

„Wir ertrinken in Informationen, aber hungern nach Wissen.“

John Naisbitt (*1930), amerik. Prognostiker

Kennen Sie die Kostenstelle „Suchen“?

ca. 14,5 Stunden lesen und beantworten wir pro Woche Emails
ca. 13,3 Stunden erstellen wir pro Woche Dokumente
ca. 9,6 Stunden suchen wir pro Woche Informationen
ca. 9,5 Stunden analysieren wir pro Woche Informationen

30-40 % der Gesamtarbeitszeit entfallen auf manuelle Dokumentenverarbeitung

Studie der Gartner Inc., USA, 2005

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Dokumentenart
Handelsbriefe, Kopien abgesandter Handelsbriefe
Bilanzen, Inventare, Handelsbücher
Rechnungen, Urkunden, Hypotheken
Medizinische Dokumentation
Röntgenbilder
Dokumente, die in Zivilprozessen relevant sein können
Aufbewahrungsfrist
6 Jahre
10 Jahre
10 Jahre
bis zu 30 Jahre
10 Jahre
bis zu 30 Jahre
Gesetzliche Grundlage
§238 HGB, 257 HGB
§238 HGB, 257 HGB
§238 HGB, 257 HGB
SGB, teilweise Berufsordnungen, andere
StrlSchVO, RöntgVO
BGB, ZPO

Lösungsvorschlag 1

Die richtige Information, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort! – Unser Vorschlag:

Lösungsvorschlag 2

Ob elektronisch, oder in Papierform – Erfassen, Verarbeiten und Verteilen von Dokumenten –NSI-Autostore

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NSI

Warum? sc_Cube ist die moderne und kosteneffektive Art, Dokumente, Informationen und Unternehmenswissen strukturiert und sicher zu speichern und diese dann jederzeit verfügbar und nutzbar zu machen. Die Softwarelösung hat dabei den Anspruch, Unternehmen unabhängig von der Größe und Branche eine zentrale Plattform zu bieten, mit der sich alle Informationsarten aus unterschiedlichen Quellen und mit unterschiedlichen Formaten intuitiv ablegen, verwalten, jederzeit finden, sowie prozessgerichtet steuern und verteilen lassen.
Die Verwaltung der Unternehmensdokumente wird als digitale Archivierung, Dokumentenmanagement (DMS), Workflow und/oder Enterprise Content Management (ECM) bezeichnet. sc_Cube erfüllt dabei alle Compliance Kriterien eines klassischen Archivsystems, hebt sich jedoch durch seine Flexibilität und Modularität von sonst geläufigen Systemen ab. Neben einem “maximal Zehn-Klicks-Prinzip” für die gesamte sc_Cube Suite überzeugt das System durch eine einfache Bedienung, intuitive Suchfunktionen wie Index- und Volltextsuche sowie eine beindruckende Performance unabhängig vom Datenvolumen. sc_Cube kann immer und von überall sofort Auskunft geben. Mitarbeiter Ihres Unternehmens können ohne großen Schulungsaufwand mit dem System umgehen, da es sich mit einer intuitiven und benutzerfreundlichen Bedieneroberfläche fast von selbst erklärt.
Über einen eigenen Softwarekonfigurator, absolute Modularität und eine offene IT Architektur lässt sich sc_Cube als Archiv, Dokumentenmanagement und/oder Enterprise Content Management System flexibel und meist ohne Programmieraufwand an jedes Unternehmen, sowie jede individuelle Anforderung anpassen und in vorhandene IT Syteme integrieren. sc_Cube eignet sich für Ein-Mann-Unternehmen und kleine Handwerksbetriebe ebenso wie für den Mittelstand und große Konzerne. Der Vorteil: Das Programm ist erschwinglich und die Anschaffungskosten amortisieren sich innerhalb kürzester Zeit.

Mehr Infos?
http://www.scsynergy.com/

AutoStore ist eine serverbasierte Anwendung, die die Erfassung und die sichere Weiterleitung von Dokumenten in Papierform und in elektronischer Form an Unternehmensanwendungen steuert. Sie eignet sich ideal für Unternehmen jeder Größe, welche die fehleranfällige manuelle Handhabung von Dokumenten vermeiden möchten. Ob Sie Rechnungen, Forderungen, Bewerbungen oder andere Formulare bearbeiten, AutoStore kann die Kosten Ihrer dokumentenbasierten Geschäftsprozesse durch Automatisierung senken, die betriebliche Effizienz erhöhen, die Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen und Vorschriften sicherstellen.

AutoStore Workflow erlaubt die Erfassung von Informationen auf Papier und elektronischen Dateien in viele Dokumenten Management, Workflow, Datenbank und Groupware Systeme. Dabei können die erfassten Daten in vielfältiger Weise verarbeitet und aufbereitet werden. Hierfür stehen Module wie z.B. Texterkennung (OCR/ICR), Barcodeerkennung (Lesen & Trennen) und Bildaufbereitung zur Verfügung.

Hauptmerkmale

  • Zukunftssichere Lösung – AutoStore integriert aktuelle und zukünftige Maschinen durch die Unterstützung der Xerox Entwicklungsplattform – ein Umstand, der Investionen langfristig sichert und Planungssicherheit gibt
  • Gruppierung von Geräten – Um jeder Abteilung die passende Lösung für die Erfassung von Dokumenten zu geben, lassen sich Geräte innerhalb von AutoStore gruppieren.
  • Sicheres Scannen – Der Zugriff auf die Geräte kann durch Nutzung der eingebetteten Sicherheitsfunktionen oder die Unterstützung von Drittanbieter Software erreicht werden (z.B. Equitrac). Dadurch lassen sich auch Kartensystem integrieren
  • Einfache Konfiguration durch den grafischen Prozessdesigner von AutoStore, der die Erstellung von Workflows ohne Programmierkenntnisse ermöglicht
  • Mächtige OCR Integrationen, die die einfache Erkennung von Texten und Umwandlung in durchsuchbare PDF’s, bis hin zur automatisierten Rechnungserkennung oder Dokumentenklassifizierung
  • Barcode-Erkennung, die die Erkennung von linearen und 2-Dimensionalen Barcodes ermöglicht (z.B. zur automatischen Übergabe von Dokumenten)
  • Unterstützung von Stapeltrennung ermöglicht es dem Anwender Dokumente in Stapeln zu Scannen die dann anhand von Barcodes, Leerseiten,… getrennt werden können
  • Bildaufbereitungsfunktionen zur automatischen Aufbereitung von Dokumenten, Kompression, Entfernung von Hintergründen oder Entfernung von Leerseiten
  • Integration von Groupwaresystemen wie Lotus Notes (Emails und Datenbanken) oder Microsoft Exchange (Email und öffentliche Ordner) oder andere Email Systeme
  • SMB und FTP Unterstützung – Zur Übertragung von Dokumenten auf Datei- und FTP Server.
  • Integrationen in EDM Lösungen wie Documentum, Hummingbird, Interwoven, Open Text, Windream, Saperion, EASY, SharePoint, IBM Content Server, Xerox DocuShare
  • Flexibel durch den dokumentierten SDK der es ermöglicht neue Module zu entwickeln oder andere Systeme via XML zu integrieren.

Weitere Informationen unter: http://xerox.notablesolutions.com/de/

Accounting und Sicherheit

Kosten senken? – Wer druckt was?

Bitteschön!

YSoft SafeQ 4 revolutioniert Ihre Druckumgebung.

YSoft SafeQ ist ein einzigartiges Druckmanagementsystem, das Ihnen eine
perfekte Kontrolle Ihrer Firmendrucke ermöglicht, die Produktivität steigert, sensible
Informationen schützt und die Gesamtdruckkosten senkt.

Der Hauptgrund warum Firmen und Unternehmen eine Accountinglösung anschaffen ist der Wunsch die Kosten zu senken und die Möglichkeit zu haben eine größere Anzahl von Drucksystemen zu zentralisieren. Nach der Installation von SafeQ kann eine Reduzierung der Druckkosten von 20 – 40% erreicht werden. Damit erreicht YSoft SafeQ ein ROI in 0,8 bis 1,2 Jahren. Die einzigartige Software Architektur von SafeQ steigert außerdem die Sicherheit und Produktivität aller angebundenen Systeme.

Hauptmerkmale

  • Geschützter Zugang zu allen Funktionen des MFD (Multifunktionsdrucker) mit ID Karten und kostengenaue Abrechnung
  • Kompatibel zu allen existierenden ID Karten, Smartcards, Fingerabdruckscanner, etc. (mehr als 60 verschiedene Typen werden unterstützt)
  • Zentralisiertes Reporting, auch bei mehreren Servern, z.B. für Großunternehmen
  • Genaue Aufzeichnung aller Druck-, Kopier- und Scanjobs
  • On-line Anbindung zu Active Directory & DMS Systemen
  • Garantierte Verfügbarkeit von 99,9% bei Nutzung eines Clusters
  • Webbasierte Oberfläche für Wartung und Administration
  • Auswahl der Druckjobs, inkl. einer Vorschau des Jobs, direkt am Display des MFD

Sie haben noch Fragen? http://www.ysoft.com/

Fallbeispiele

Herr Zimmermann ist Inhaber eines kleinen Unternehmens mit 10 Mitarbeitern.

Situation vor der Optimierung:

Im Büro stehen 3 Schreibtische mit jeweils einem s/w-Laserdrucker.
Auf einem der Schreibtische steht zusätzlich ein Flachbettscanner.
Herr Zimmermann hat einen Tintendrucker für gelegentliche Farbausdrucke.
Auf dem Sideboard befindet sich ein Faxgerät, an der Wand steht der Kopierer.

Situation nach der Optimierung:

An der Wand steht jetzt ein Farb-Multifunktionssystem im Full-Service.
Durch die integrierte Faxkarte wurde das Faxgerät auf dem Sideboard überflüssig.
Durch die Scanfunktion konnte der Flachbettscanner entsorgt werden.
Die Tischdrucker wurden abgeschafft, alle Mitarbeiter drucken auf dem zentralen System.
Als Ausweichgerät befindet sich auf dem Tisch von Herrn Zimmermann ein s/w-Laserdrucker,
der ebenfalls im Full-Service steht, die übrigen Laserdrucker wurden abgeschafft.

Erzielte Verbesserungen:

  • es gibt einen festen Ansprechpartner für die Drucksysteme
  • es sind keine Tonerbeschaffungen mehr nötig, da Toner im Full-Service inklusive ist
  • es müssen aufgrund des Full-Service Pakets keine Drucker mehr ersetzt werden
  • es wird im Stapel über den Vorlageneinzug gescannt, die Zeitersparnis ist erheblich

Herr Berger ist IT-Verantwortlicher in einem mittelständischen Unternehmen mit ca. 60 Mitarbeitern.

Situation vor der Optimierung:

  • Es werden 30 Arbeitsplatzdrucker, 2 zentrale Multifunktionsgeräte, sowie 2 Faxgeräte eingesetzt
  • Aufgrund einer über die Jahre gewachsenen Struktur unterteilen sich diese 34 Geräte in 12 unterschiedliche Modelle von insgesamt 3 unterschiedlichen Herstellern
  • Herr Berger muss für alle diese Geräte die Druckertreiber pflegen, die Tonerbevorratung steuern und im Auge behalten, welchen Lieferanten er für welchen Drucker kontaktieren muss
  • Im Zentralen „Verbrauchsmateriallager“ liegen diverse Toner von Druckermodellen, die bereits seit Jahren nicht mehr im Einsatz sind

Situation nach der Optimierung:

  • es werden jetzt nur noch 15 Arbeitsplatzdrucker und 2 größere zentrale Multifunktionsgeräte eingesetzt, eines davon mit Faxmodul
  • es sind nur noch 3 unterschiedliche Modelle von 2 unterschiedlichen Herstellern im Einsatz, alle Geräte befinden sich in einem All-In Servicevertrag

Erzielte Verbesserungen:

  • Herr Berger muss jetzt nur noch 2 unterschiedliche Druckertreiber pflegen
  • Herr Berger hat für Tonerbestellungen und Servicemeldungen nur noch einen Ansprechpartner, der im Falle einer Störung innerhalb von max. 8 Stunden vor Ort ist
  • Das Unternehmen hat seine gesamten Druckkosten erheblich reduziert
  • Herr Berger hat jetzt mehr Zeit für andere, für ihn und sein Unternehmen wichtigere Arbeiten
  • Da 50% weniger Geräte eingesetzt werden, ist der Stromverbrauch deutlich reduziert worden

Produktbeispiele

Xerox Color J75

Die Xerox Colour J75 macht es jetzt noch leichter Sie mit hervorragenden Druckergebnissen zu überzeugen. Selbstverständlich produziert die Color J75 in brillanter Farbqualität durch das dazugehörige Inline-Spektralphometer auch mit schwerem Druckmaterial in voller Nenngeschwindigkeit.

Zusätzlich kann das System mit skalierbaren Zuführungs- und Endverarbeitungslösungen erweitert werden. Darüber hinaus bietet der dynamische und flexible Workflow, eine Ergänzung zum Offsetdruck.

Sicherheit und Transparenz neu Definiert – Xerox Workcentre 7830/7835/7845/7855

  • Umfassende Palette von Sicherheitsfunktionen sind serienmäßig eingebaut.
  • Schwachstellen frühzeitig erkennen und Zugriffe Protokollieren da immer mehr Mitarbeiter Ihre persönlichen Geräte wie Smartphone, Tablet PC`S etc mitbringen wird Cisco TrustSec eine Notwendigkeit
  • Möglichkeit der verschlüsselten Email
  • McAfee Embedded Security bietet Erkennung und Schutz gegen Eindringen ins Netzwerk.
  • Laufende Überwachung der Sicherheit und Sicherheitsmeldungen auf www.xerox.com/security
  • Originales AdobeCPSI, durchsuchbares PDF sind Standartfunktionen

Xerox Color 550

Sicherheit und Transparenz sind auch hier eine Selbstverständlichkeit.

Der Xerox Color 550/560 vereint Benchmark-Druckqualität , vielseitige Druckmaterialverarbeitung und proffesionelle Endverarbeitung mit effizienten ,sicheren und flexiblen Farbdruck-Workflows in einer kostengünstigen Drucklösung für jede Umgebung.

ColorQube 9300

Berechnet man Ihnen noch immer Vollfarbklicks?

Hier die Lösung: Mit der Xerox Patentierten Solind-Ink Technologie haben Sie die Möglichkeit, Tag für Tag Ihre Dokumente kostengünstig Farbe zu liefern.

Drei Vorteile eine Lösung

1. Nachhaltigkeit:

  • 90% weniger Abfall, keine leeren Toner, Trommel

2. Sicherheit:

  • Schwachstellen frühzeitig erkennen und Zugriffe Protokollieren da immer mehr Mitarbeiter Ihre persönlichen Geräte wie Smartphone, Tablet PC`S etc mitbringen wird Cisco TrustSec eine Notwendigkeit
  • Möglichkeit der verschlüsselten Email
  • McAfee Embedded Security bietet Erkennung und Schutz gegen Eindringen ins Netzwerk.
  • Laufende Überwachung der Sicherheit und Sicherheitsmeldungen auf www.xerox.com/security
  • Originales AdobeCPSI, durchsuchbares PDF sind Standartfunktionen

3. Drei Stufen Preisplan:

  • Wir zerlegen Ihre derzeitigen Klickkosten in drei Unterschiedliche Preiskategorien.

Fordern Sie hier Ihr unverbindliches Angebot an.

Weitere Informationen zu geeigneter Hardware:

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